Ситуация, когда работник меняет фамилию, например, после заключения брака, требует от работодателя своевременного обновления целого ряда кадровых и отчетных документов. Несвоевременное внесение изменений может привести к проблемам в учете и взаимодействии с контролирующими органами.
Начало процедуры: заявление и подтверждающие документы
Первым делом от сотрудника необходимо получить письменное заявление. В нем должно быть указано на необходимость изменения персональных данных. К этому заявлению прикладываются копии документов, которые служат основанием для смены фамилии.
Корректировка трудового договора
На основании поданного заявления с приложениями оформляется дополнительное соглашение к действующему трудовому договору. Эта норма закреплена в статье 72 Трудового кодекса РФ.
Внесение правок в трудовую книжку
Если работник продолжает использовать бумажный вариант трудовой книжки, в нее обязательно вносятся исправления. Процедура выполняется следующим образом.
- На титульной странице прежняя фамилия аккуратно зачеркивается, а рядом записывается новая.
- На внутренней части обложки необходимо сделать ссылку на документы, послужившие основанием для изменений. Эту запись заверяет подпись работодателя или уполномоченного лица, а также ставится печать организации или ее кадровой службы.
Указанный порядок регламентирован пунктом 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Данный документ утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 года № 320н.
Обновление данных для Пенсионного фонда
Сведения персонифицированного учета также должны быть актуализированы. Для этого работодатель заполняет форму АДВ-2 и направляет ее в Пенсионный фонд вместе с обновленной информацией о застрахованном лице.
Дополнительные документы, требующие внимания
Помимо основных документов, рекомендуется проверить и другие. Если на сотрудника была оформлена доверенность или в компании ведутся личные карточки, в них также необходимо отразить смену фамилии.
