Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что изменить в учётной политике

Что изменилось: электронные перевозочные документы стали обязательными

С 1 сентября 2026 года требование оформлять электронные перевозочные документы распространяется на все компании и ИП без исключения — и на тех, кто перевозит грузы автомобильным транспортом, и на тех, кто работает по договору транспортной экспедиции. Бумажная транспортная накладная и путевой лист превращаются из привычного варианта в редкое исключение: по умолчанию первичка на перевозку и экспедицию теперь ведётся в электронном виде. Для бухгалтера это не разовая настройка программы, а повод пересмотреть учётную политику — без нужных формулировок в ней проверяющим будет труднее признать документы, оформленные по новым правилам.

Основание — закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ; конкретные форматы документов ФНС утверждает своими приказами по согласованию с Минтрансом, и ссылки именно на эти приказы стоит включить в учётную политику компании.

Кого касается переход на электронные перевозочные документы

Новые правила охватывают далеко не только классические автоперевозки — круг организаций и предпринимателей значительно шире:

• компании и ИП, которые перевозят грузы автомобильным транспортом;
• организации, использующие для доставки груза железную дорогу или воздушный транспорт;
• обе стороны договора транспортной экспедиции — и заказчик услуги, и экспедитор;
• предприятия, задействующие несколько видов транспорта в рамках смешанной перевозки.

Важный нюанс: с юридической точки зрения перевозка и экспедиция — разные виды деятельности, и комплекты документов для них не совпадают. На практике про экспедиторские бумаги часто забывают, ограничиваясь только перевозочными документами, — а между тем поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка тоже переходят в электронный вид.

Какие бывают электронные перевозочные документы и что каждый из них подтверждает

Термин «электронный перевозочный документ» объединяет целую группу разных по назначению документов: у каждого — своя функция и, как правило, свой ответственный за оформление сотрудник. Прежде чем выстраивать электронный документооборот, стоит развести их по смыслу:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — подтверждает заключение договора автомобильной перевозки и содержит сведения об отправителе, получателе, грузе, маршруте и условиях доставки;
• Сопроводительная ведомость — сопровождает груз на всём пути следования и включает информацию, не отражённую в накладной;
• Заказ и заявка на перевозку — фиксируют предварительные договорённости сторон: тип и объём груза, дату подачи транспорта, маршрут, стоимость;
• Электронный путевой лист — оформляется на конкретный рейс и водителя, фиксирует пробег, расход топлива, отработанное время; выпускается вместе с накладной, а не заменяет её;
• Поручение экспедитору — задание, которое клиент передаёт экспедитору на организацию перевозки;
• Экспедиторская расписка — подтверждает приём груза экспедитором от клиента;
• Складская расписка — удостоверяет, что груз передан экспедитору на хранение;
• Единый транспортный документ — применяется при смешанных перевозках с несколькими видами транспорта вместо отдельных накладных каждого перевозчика на маршруте.

Компании, совмещающей роли перевозчика и экспедитора, придётся вести сразу два комплекта документов — перевозочный и экспедиторский, — и закрепить оба перечня в учётной политике отдельными пунктами.

Какие документы теперь оформляются только электронно

Полный список утверждённых форматов, в том числе для морских перевозок, размещён на сайте ФНС. В таблице ниже — основные документы и приказы, которыми утверждены их форматы.

Формат транспортной накладной и сопроводительной ведомости бессрочный — его утвердили в 2021 году, а обязательным он стал только с 1 сентября 2026 года. Порядок обмена этими документами между сторонами перевозки закреплён постановлением Правительства от 27.04.2026 № 469.

Как устроена ГИС ЭПД и куда попадают данные о перевозке

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов — собирает сведения обо всех перевозках, оформленных электронно. Предназначена она прежде всего для контролирующих органов, а не для бухгалтерии компании: через ГИС ЭПД данные о перевозке доступны ФНС, службам транспортного и весогабаритного контроля и другим ведомствам без запроса бумажных копий у перевозчика.

Прямого доступа к ГИС ЭПД у компаний нет, и загружать туда документы напрямую они не могут — обмен происходит через посредника: аккредитованную информационную систему электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Это оператор электронного документооборота с отдельной аккредитацией на работу с перевозочными документами: он принимает документ от отправителя, проверяет формат, организует подписание всех участников сделки и сам передаёт данные в ГИС ЭПД. Такой порядок взаимодействия участников перевозки с государственной системой закреплён постановлением Правительства от 27.04.2026 № 469.

Иначе говоря, выбирать компаниям приходится не саму ГИС ЭПД, подключиться к которой напрямую нельзя, а оператора ИС ЭПД — именно через него пойдёт весь обмен документами с партнёрами и передача сведений государству.

Как подключиться к электронному документообороту перевозочных документов

Подключение — процесс из нескольких последовательных шагов, а не одномоментное действие, и часть из них лучше пройти заранее, не дожидаясь крайнего срока.

1. Проверить наличие или выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) на руководителя компании либо на ИП — без неё подписать документы от имени организации не выйдет;
2. Определить сотрудников — логистов, диспетчеров, кладовщиков, — которым нужно подписывать документы от имени компании, и выдать им машиночитаемую доверенность (МЧД) к личной подписи либо оформить неквалифицированную подпись через Госключ, если учётная политика допускает такой вариант;
3. Выбрать оператора информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), уточнив, какие документы он поддерживает — накладную, путевой лист, экспедиторские бумаги, единый транспортный документ, — и есть ли у него готовая интеграция с учётной системой компании, в том числе с 1С;
4. Заключить договор с выбранным оператором и распределить доступ между сотрудниками в соответствии с ролями, закреплёнными в учётной политике;
5. Согласовать переход на электронный формат с партнёрами — заказчиками перевозки, экспедиторами, грузополучателями: для обмена документами обеим сторонам понадобится доступ к оператору ИС ЭПД, общему или отдельному у каждой стороны;
6. Обновить внутренние документы компании: закрепить в учётной политике перечень используемых бумаг, распределение ролей, виды подписей и порядок со сроками их хранения;
7. Провести тестовый обмен документами хотя бы с одним партнёром до наступления обязательного срока, чтобы выявить технические сбои заранее.

С электронными подписями сотрудников лучше разобраться в первую очередь: выпуск УКЭП и оформление МЧД занимают не один день, а без подписи документ не будет иметь юридической силы, даже если заполнен без единой ошибки.

Чем электронные перевозочные документы отличаются от бумажных

Разница не ограничивается видом носителя — меняются порядок проверки документа, способ его хранения и значение при подтверждении расходов во время налоговой проверки.

Что грозит за отсутствие или неправильное оформление ЭПД

Специальной санкции за отказ от перехода на электронный формат закон № 140-ФЗ не вводит — новая обязанность встроена в уже действующие требования к оформлению документов на перевозку и экспедицию. На практике проверяющие будут расценивать отсутствие электронного перевозочного документа или ошибки в нём так же, как раньше расценивали отсутствие или неверное заполнение бумажного оригинала, — как нарушение порядка документального сопровождения груза.

Кроме ответственности перевозчика и водителя, есть менее заметный риск для бухгалтера. Если расходы на перевозку подтверждены документом не по утверждённому формату или подписанным лицом без должных полномочий — без корректно оформленных УКЭП, МЧД или НЭП, — налоговая при проверке может усомниться в самом подтверждении расходов и, как следствие, в праве компании учесть их. Поэтому контролировать электронные перевозочные документы стоит не только логистике, но и бухгалтерии, включив такую сверку в общий процесс проверки первички перед закрытием периода.

Есть и чисто деловой риск, не связанный со штрафами: партнёр, уже перешедший на электронный обмен, может отказаться принимать груз без электронного документа или задержать оплату до его получения. Поэтому переход лучше согласовать с ключевыми контрагентами заранее, а не откладывать до 1 сентября 2026 года.

Что прописать в учётной политике из-за перехода на ЭПД

Одной общей фразы о переходе на электронный документооборот в учётной политике мало — нужен конкретный набор положений. Пример формулировки:

«Организация с 1 сентября 2026 года оформляет первичные документы на перевозку и (или) экспедицию грузов автомобильным транспортом в электронном виде — в порядке, установленном ФНС по согласованию с Минтрансом на основании закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ».

Помимо общей формулировки, в документе должно быть закреплено:

1. перечень документов, которые компания оформляет электронно, — в зависимости от направления деятельности: перевозка, экспедиция или их совмещение;
2. порядок обмена документами с названием аккредитованного оператора ИС ЭПД, через которого данные передаются в государственную ГИС ЭПД;
3. вид электронной подписи для каждой роли: у руководителя — усиленная квалифицированная подпись (УКЭП), у логистов и диспетчеров — УКЭП с машиночитаемой доверенностью (МЧД) либо неквалифицированная подпись через Госключ;
4. список сотрудников с правом подписи и способ подтверждения их полномочий;
5. порядок хранения документов — не менее пяти лет, в том виде, в каком они были созданы;
6. точные ссылки на приказы ФНС, которыми утверждены форматы применяемых документов.

Изменения в учётную политику вносятся приказом руководителя — отдельным пунктом действующего документа или дополнением к нему.

Частые вопросы

Кого касается переход на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года?

Компании и ИП, которые перевозят грузы автомобильным, железнодорожным или воздушным транспортом, а также обе стороны договора транспортной экспедиции — заказчик и экспедитор.

Можно ли в 2026 году продолжать оформлять бумажные транспортные накладные?

Как правило нет — первичные документы на перевозку и экспедицию грузов автотранспортом теперь оформляются электронно, а бумага остаётся только исключением.

Какая электронная подпись нужна для подписания ЭПД?

Руководителю компании требуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а логистам и диспетчерам, которые подписывают документы от имени организации, — УКЭП с машиночитаемой доверенностью либо неквалифицированная подпись через Госключ.

Сколько нужно хранить электронные перевозочные документы?

Не менее пяти лет, причём в том формате, в котором документ создан и подписан, — переводить в другой вид не нужно.

Что обязательно указать в учётной политике при переходе на ЭПД?

Перечень документов, которые оформляются электронно, название оператора ИС ЭПД, виды электронных подписей по ролям сотрудников, список лиц с правом подписи, срок и порядок хранения документов, а также ссылки на приказы ФНС, утвердившие форматы.

Что такое ГИС ЭПД?

Государственная информационная система электронных перевозочных документов: она аккумулирует данные обо всех электронно оформленных перевозках и предоставляет к ним доступ контролирующим органам без запроса бумажных копий у перевозчика. Компании подключаются к ней не напрямую, а через аккредитованного оператора ИС ЭПД.

С чего начать подключение к электронному документообороту перевозочных документов?

Начать стоит с проверки или выпуска усиленной квалифицированной подписи на руководителя и оформления МЧД сотрудникам, которые будут подписывать документы от имени компании. Далее — выбрать оператора ИС ЭПД, заключить с ним договор и согласовать переход с ключевыми контрагентами.

Что будет, если не перейти на ЭПД к 1 сентября 2026 года?

Отдельного нового штрафа нет, но отсутствие электронного документа или ошибки в нём квалифицируют как нарушение порядка оформления перевозки — так же, как раньше квалифицировали отсутствие бумажного оригинала. Кроме того, это может осложнить подтверждение расходов на перевозку при налоговой проверке и отношения с партнёрами, уже перешедшими на электронный обмен.

Нужно ли распечатывать электронный перевозочный документ для водителя в пути?

Смысл перехода на ЭПД как раз в отказе от бумажного дублирования: показать документ проверяющим можно с мобильного устройства или через сервис оператора ИС ЭПД — распечатывать его не требуется.

Итог: как не потерять контроль над отчётностью на фоне перехода на ЭПД

Переход на электронные перевозочные документы затрагивает не только логистику, но и бухгалтерию: пока учётная политика не обновлена, ответственные не назначены, а обмен с оператором ИС ЭПД не настроен, в оформлении первички остаются пробелы. При этом обычный календарь сдачи отчётности в ФНС, СФР и Росстат никуда не девается — сроки по НДС, страховым взносам, ЕФС-1 и другим формам идут своим чередом параллельно с перестройкой процессов по грузоперевозкам.

Чтобы эти две нагрузки не накладывались друг на друга, часть рутины по отчётности стоит автоматизировать. Контур.Экстерн — партнёрский сервис для сдачи электронной отчётности через интернет в контролирующие органы — напоминает о сроках по календарю бухгалтера, проверяет отчёт по контрольным соотношениям перед отправкой и ускоряет подготовку ответов на требования налоговой, включая формирование автоматических квитанций о получении. Заодно имеет смысл проверить, что у сотрудников, которым в обновлённой учётной политике назначены УКЭП или МЧД для подписания перевозочных документов, электронная подпись и доверенность оформлены корректно, — те же требования к КЭП и МЧД применяются и при сдаче налоговой, страховой и статистической отчётности через интернет.