Каждый бухгалтер-аутсорсер хотя бы раз получал запрос «Проверьте быстренько договорчик» или «Заполните табличку по шаблону». В статье разберемся, входит ли это в бухгалтерское обслуживание, как объяснить клиенту круг ваших задач и зарабатывать больше.
- Как разделить зоны ответственности между клиентом и бухгалтером
- В чем выгода разграничения ответственности для бухгалтера
- Как договориться с клиентом о разграничении ответственности: 5 шагов
- Как надо и как не надо
Представьте: клиент приходит с запросом «У нас ООО на УСН, пять сотрудников, работаю с контрагентами по договорам, мне нужен бухгалтер». Вы называете цену за обслуживание, думая про КУДиР и отправку отчетов. Клиент доволен невысокой ценой (ниже зарплаты штатного бухгалтера), а вскоре начинает писать вам в мессенджеры после окончания рабочего дня, просит обзвонить поставщиков для сбора первички, а заодно заполнять договоры и вести управленческий учет. К концу месяца вы обнаруживаете, что выполняете гораздо больше задач, чем предполагали изначально.
Из этого порочного круга можно выйти. Для этого нужно разделить зоны ответственности между вами и клиентом, а также составить регламент взаимодействия.
Как разделить зоны ответственности между клиентом и бухгалтером
Вы считаете, что клиент должен предоставлять первичку. Клиент считает, что вы сами должны ее собирать. Правы вы оба. Но лишь до той поры, пока не определили, где кончается бухгалтерское обслуживание, что в него входит, а что — нет. Это можно назвать границей услуг — той линией, которой очерчивается круг ваших задач. Все, что вне, — уже не ваше или выполняется за дополнительную плату.
В этом принципиальное отличие бухгалтера в штате от аутсорсера:
Бухгалтер в штате Бухгалтер-аутсорсер Выполняет весь спектр задач по бухгалтерии Выполняет те задачи, которые входят в договор обслуживания Выполняет смежные задачи (например, коммуникация с контрагентами по документам, проверка договоров), если этого требует руководитель Может выполнять смежные задачи за дополнительную плату или бесплатно по собственному согласию, а может — не выполнять Доступен для руководителя в рабочее время, не доступен — во время отпуска или больничного Количество рабочих часов и их распределение по рабочей неделе можно указать в договореЧтобы понять, что конкретно вы продаете клиентам, нужно разделить комплексную услугу на отдельные процессы. Давайте разберем пару примеров.
Пример 1 — исходящий документооборот
Создание документа Счет, накладная, договор, приказ Обработка в программе Учет, отчетность Контроль Подписание у контрагента Сохранение Каталогизация оригиналов Архив Хранение на протяжении установленного срокаПример 2 — входящий документооборот
Сбор документов Коммуникации с контрагентами Контроль Проверка комплекта первички, подписей и печатей, формулировок Обработка в программе Учет, отчетность Сохранение Каталогизация оригиналов Архив Хранение на протяжении установленного срокаНепосредственно бухгалтерскими задачами здесь можно назвать только контроль документов и их обработку в программах. Однако при оказании комплексной услуги может потребоваться и все остальное — частично или полностью.
Подходы к сбору документов могут быть разными. Бухгалтер видит, что по банку были платежи, для которых нет закрывающих документов. Он может составить реестр и передать клиенту, чтобы тот самостоятельно собрал первичку и направил бухгалтеру в готовом виде. А может самостоятельно связаться с контрагентами и собрать первичку. В этом случае бухгалтер выполняет больший объем работы.
Договоритесь с клиентом, какие этапы документооборота будут в вашей ответственности, а какие — останутся за ним. И главное, обсудите, что будет, если эти договоренности будут нарушены, например, первичка не будет предоставлена в срок.
В чем выгода разграничения ответственности для бухгалтера
Вы можете работать спокойно. Четкие договоренности спасают от тревожной неопределенности — кто и за что несет ответственность на самом деле.
Вы можете увеличивать свой доход. Клиент настаивает, чтобы вы собирали первичку с контрагентов? Прекрасно, вы сделаете это, но за дополнительную плату.
Вы можете свободнее обсуждать цену. Если клиент хочет сэкономить на бухгалтерских услугах, предложите ему снять с вас тот или иной участок задач. Не придется выполнять тот же объем работ за меньшие деньги.
Как договориться с клиентом о разграничении ответственности: 5 шагов
Идеально обсуждать формат работы до заключения договора. Но и с уже имеющимися клиентами вы тоже можете пересмотреть условия.
Шаг 1. Проведите диагностическую консультацию. Она решает сразу несколько задач. На консультации вы выясните, какой объем ответственности хочет передать клиент. Чаще всего оказывается, что в реальности он хочет отдать не обработку документов для учета и отчетности, а весь контроль за бухгалтерскими процессами.
Пропишите структуру бухгалтерских процессов в понятном виде и показывайте клиентам на этапе договоренностей. Предприниматели и руководители бизнеса заняты своими делами и часто просто не знают, как строится работа бухгалтера.
Шаг 2. Составьте коммерческое предложение. Детализируйте расчет своих услуг и покажите, из каких цифр складывается общая сумма обслуживания. У вас будет несколько строчек: например, налоговая отчетность и сверка по ЕНС, ответы на требования по самозанятым, обработка первичных документов и операций по расчетному счету, ведение КУДиР, создание платежек, начисление зарплаты. Укажите в каждой строчке, к какому этапу бухгалтерского обслуживания из нашей схемы она относится: создание документа, его обработка, контроль или сохранение.
Шаг 3. Обсудите предложение с клиентом. В ответ на ваше предложение и общую сумму у клиента могут возникнуть возражения. Чаще всего по цене. Подумайте заранее, какие строчки могут стать зоной торга.
Плохой пример Хороший пример- Мы не можем платить вам 30 тыс. руб., можем платить только 20 тыс. руб.
- Хорошо, давайте.
- Мы не можем платить вам 30 тыс. руб., можем платить только 20 тыс. руб.
- Хорошо, давайте выберем позиции из моего предложения, которые вы будете делать своими силами. Например, вы можете создавать платежки сами, я запишу для вас видео. Или собирать первичку по нашему регламенту
Шаг 4. Составьте приложение к договору и регламент. Превратите коммерческое предложение в согласованном виде в приложение к договору оказания услуг (или в допсоглашение, если это уже действующий клиент). Обязательно пропишите регламент, на который вы будете опираться в повседневной работе. В нем нужно максимально просто и емко описать формат сотрудничества, чтобы клиент никогда не забывал схему разграничения ответственности.
Дополнительно можно сделать краткую напоминалку и закрепить ее в чате с клиентом: список, за что отвечаете вы и за что отвечает он. Обязательно укажите последствия, которые наступят при нарушении регламента.
Шаг 5. Соблюдайте регламент. Начинайте с себя, не поддавайтесь соблазну нарушить договоренности. По моим наблюдениям, бухгалтеры сами первыми нарушают свои же регламенты. Например, сами собирают первичку, чтобы не ждать менеджера со стороны клиента.
За нарушения со стороны клиента вы не отвечаете, однако можете вводить те или иные санкции (не забывая закрепить их в договоре, конечно). Например, платные повторные напоминания о документах, начиная с четвертого.
Как надо и как не надо
Плохой пример. Бухгалтер подписал договор на обслуживание ООО «Ромашка» по минимальной (в его представлении) цене. Решил, что работать будет тоже по минимуму: заносить в программу первичку, готовить отчеты и считать налоги. Клиент же решил, что акты и счета теперь задача бухгалтера целиком: собрать их с контрагентов, правильно все подшить, чтобы при налоговой проверке через год все было легко найти. К концу месяца между ними случился конфликт из-за недопонимания.
Хороший пример. Бухгалтер показал будущему клиенту структуру своих услуг и предложил выбрать части, что конкретно клиент хочет передать на аутсорсинг. Они обсудили, как будет строиться рабочий процесс, затем бухгалтер оформил это в приложение-спецификацию к договору и регламент.
