Прослеживаемые товары на УСН: как отражать сведения при уплате НДС

Как отражать прослеживаемые товары на УСН: разъяснение ФНС

Письмом от 24 июля 2026 года № СД-36-15/6410@ налоговая служба закрыла давний пробел — как фирме или предпринимателю на упрощёнке с НДС вести учёт прослеживаемых товаров на УСН. Ответ оказался простым: всё решает выбранная ставка налога. Кто платит по льготным 5% и 7%, тот вместе с декларацией сдаёт ещё и отдельный отчёт об операциях; при обычных ставках достаточно единственной декларации по НДС.

Эти уточнения убирают угрозу задвоенного учёта. Прежде специалисты не понимали, требуется ли одну и ту же закупку заносить сразу и в книгу покупок, и в специальный отчёт. Теперь подход зафиксирован: раз данные уже попадают в декларацию, дублировать их отдельно смысла нет.

Что такое национальная система прослеживаемости

С 1 июля 2021 года в стране работает национальная система прослеживаемости импортной продукции. Путь отдельных категорий изделий она отслеживает от ввоза до розничной реализации, причём без физической маркировки. В отличие от «Честного знака», код Data Matrix на изделие здесь не наносят — надзор идёт документарно, исключительно по реквизитам в самих бумагах.

Основу правил задали постановления Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1108 (собственно положение о системе) и № 1110 (перечень подконтрольной продукции). Сообщать сведения об операциях обязано каждое звено цепочки, и режим налогообложения тут ни при чём. Проще говоря, упрощенец стоит вровень с плательщиком на ОСНО: он так же фиксирует движение подобных позиций и отчитывается по ним.

Ключевой реквизит — регистрационный номер партии товара (РНПТ). По нему инспекция ведёт партию от импортёра до продавца, который отгружает её неплательщику либо выводит из оборота — например, продаёт физлицу в рознице. Значит, грамотный учёт прослеживаемых товаров на УСН начинается с аккуратного обращения с РНПТ и первичкой.

Какие товары попадают под прослеживаемость

Перечень закрытый: под надзор подпадает лишь то, что прямо поименовано в постановлении с привязкой к кодам ТН ВЭД и ОКПД2. Кода своей продукции в списке не встретили — обязательств у вас не возникает, даже если изделие завезено из-за рубежа.

В перечень, среди прочего, входят:

• бытовые холодильники и морозильники;
• стиральные и посудомоечные машины;
• мониторы и проекторы, применяемые в системах обработки данных;
• электронные интегральные схемы и их части;
• автопогрузчики и прочая промышленная погрузочная техника;
• строительная и дорожная техника — бульдозеры, экскаваторы, грейдеры, катки;
• детские коляски и детские автокресла (сиденья безопасности).

Перечень периодически дополняют, поэтому перед работой с новой номенклатурой стоит сверить код по актуальной редакции. Партия остаётся под надзором до момента, пока не выйдет из оборота: не будет реализована в розницу, передана физлицу, пущена в производство, утилизирована или вывезена за рубеж.

Кого касается разъяснение

Письмо адресовано организациям и ИП на упрощёнке, ставшим плательщиками НДС. Выбор у них двоякий: либо льготные ставки 5% и 7% без права на вычет входного налога, либо общие 10%, 20% и 22% с вычетами.

Как раз этот выбор и определяет состав отчётности по поднадзорной продукции. Речь о позициях из перечня системы — в счетах-фактурах и первичке по ним указывают РНПТ, а их движение раскрывают в отдельных документах.

Если упрощенец с такой номенклатурой дела не имеет, никаких дополнительных обязанностей у него не возникает. Разъяснение рассчитано в первую очередь на тех, кто эти позиции закупает и перепродаёт.

РНПТ: что это и как получить упрощенцу

Аббревиатура РНПТ означает регистрационный номер партии товара. Это сквозной код, который следует за партией по всем бумагам: счетам-фактурам, УПД, отчёту об операциях. Указывать его обязаны все звенья оборота, упрощенцы тоже.

Откуда берётся номер, зависит от способа попадания партии в страну:

• Импорт из стран вне ЕАЭС. РНПТ складывается из регистрационного номера декларации на товары и порядкового номера позиции в ней. Отдельно запрашивать его у инспекции не нужно — код формируется самостоятельно по данным ДТ.
• Ввоз из стран ЕАЭС. Импортёр подаёт в ФНС уведомление о ввозе, а инспекция присваивает номер — как правило, в течение одного рабочего дня. Дальше он идёт вниз по цепочке перепродаж.
• Остатки на складе. Если позиция уже лежала на складе к дате внесения её в перечень, продавец подаёт уведомление об остатках и получает номера на такие партии.

Вы не импортёр, а покупаете продукцию у российского поставщика? Тогда придумывать собственный номер не придётся: он поступит от продавца в электронном счёте-фактуре либо УПД. От упрощенца нужно одно — сохранить полученный РНПТ и передать его дальше без искажений. Уведомления о ввозе и об остатках подают в инспекцию электронно.

Ставки 5% и 7%: декларация плюс отчёт об операциях

На льготных ставках (включая расчётные 5/105 и 7/107) входной налог к вычету не принимают, а потому книгу покупок не ведут. Оборот поднадзорной номенклатуры в такой ситуации раскрывают в специальном документе — отчёте об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Его форму утвердил приказ ФНС от 8 июля 2021 года № ЕД-7-15/645@.

Закупка попадает именно в этот отчёт. А реализацию заносят в книгу продаж, откуда она перетекает в раздел 9 декларации по НДС. Выходит, что на ставках 5% и 7% сдают сразу два документа — декларацию по НДС и упомянутый спецотчёт.

Общие ставки 10%, 20% и 22%: хватает декларации

У тех, кто применяет общие ставки (10%, 20%, 22% и расчётные 10/110, 20/120, 22/122), задача проще. Право на вычет тут сохраняется, поэтому закупки сами собой ложатся в книгу покупок и переходят в раздел 8 декларации по НДС.

Отдельный спецотчёт в такой ситуации лишний — иначе одни и те же сведения задвоились бы в двух формах. Продажу же, как и на льготных ставках, показывают через книгу продаж и раздел 9 декларации.

Именно ради устранения дублирования налоговая и подготовила свои рекомендации. Данные вносят единожды — в ту форму, что отвечает применяемой ставке.

Сравнительная таблица: что и куда вносить

Вся таблица опирается на единственный принцип: сведения о партии должны дойти до инспекции ровно один раз. Операция видна из декларации — отчёт по ней не нужен; декларации нет либо операция в неё не входит — данные передают отчётом об операциях.

Отчёт об операциях: форма, состав и сроки

Сдают этот отчёт ежеквартально, а последний день приходится на 25-е число месяца, следующего за отчётным кварталом. Срок совпадает со сроком по декларации НДС, поэтому обе формы удобно готовить вместе.

Сюда попадают операции, отсутствующие в декларации: закупка упрощенцем без вычета, продажа неплательщикам, передача в производство, списание, утилизация, вывоз. По каждой строке указывают РНПТ, код и количество в единице измерения по ОКЕИ, а также реквизиты первичного документа.

На что обратить внимание:

• форму принимают только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи — бумажный вариант не предусмотрен;
• если за квартал не было ни одной операции с такой номенклатурой, нулевой отчёт подавать не нужно;
• у каждой партии свой РНПТ; сводить партии с разными номерами в одну строку нельзя;
• при неточности направляют корректировочный отчёт с исправленными данными.

Счета-фактуры, УПД и ЭДО с реквизитами прослеживаемости

Оборот поднадзорной продукции невозможен без электронного документооборота. Счета-фактуры и УПД по ней оформляют лишь в электронной форме через оператора ЭДО — бумажные экземпляры закон в этой сфере не признаёт. Для упрощенцев правило то же самое.

В счёте-фактуре и УПД на такую позицию обязательны особые реквизиты:

• регистрационный номер партии товара (РНПТ);
• количественная единица измерения товара — код по ОКЕИ;
• количество товара в этой единице измерения.

Упрощенцы с освобождением от НДС счета-фактуры с налогом не составляют, но при отгрузке всё равно передают РНПТ и остальные реквизиты — как правило, через электронный УПД. Отсюда следует, что подключённый ЭДО и КЭП для подписания бумаг понадобятся даже бизнесу без налога.

УСН без НДС: что делать освобождённым

Отдельного разбора заслуживают упрощенцы с освобождением от НДС — скажем, при доходе в пределах лимита по статье 145 НК. Декларацию они не сдают, книги покупок и продаж под декларацию не формируют. Однако обязанности по прослеживаемости с них никто не снимает.

Правило для них простое: раз операции идут мимо декларации, их отражают в отчёте об операциях. Туда заносят и приобретение, и реализацию поднадзорной продукции, а сверх того прочее выбытие. Помимо этого освобождённому упрощенцу нужно:

• принимать РНПТ и без искажений передавать его по цепочке;
• оформлять электронные УПД с реквизитами прослеживаемости;
• при ввозе из ЕАЭС подавать уведомление о ввозе, а по складским запасам — уведомление об остатках;
• ежеквартально, до 25-го числа, представлять отчёт об операциях.

Вот почему освобождение от налога прослеживаемость не отменяет: систему устроили так, чтобы движение партии не «терялось» на упрощенце без НДС.

Как формировать и сдавать отчётность

Большинство инструкций в сети написаны под одну конкретную бухгалтерскую программу. На деле прослеживаемость от конкретного софта не зависит: и декларацию, и спецотчёт можно собрать в любой учётной системе и отправить через любого оператора ЭДО — лишь бы соблюдались формат и сроки. По-настоящему важен единый контур, где сходятся электронные счета-фактуры/УПД с номерами партий и итоговая отчётность.

Впрочем, на практике удобнее держать всё в одном сервисе. В Контур.Экстерн упрощенец направляет декларацию по НДС и отчёт об операциях, а перед отправкой сервис прогоняет их через контрольные соотношения — так меньше риск расхождений по РНПТ, из-за которых приходит требование из инспекции. Электронными счетами-фактурами и УПД с реквизитами прослеживаемости обмениваются через оператора ЭДО (например, Диадок). Оговоримся: наш сайт — партнёр СКБ Контур, а не сам Контур; порядок действий в конкретном сервисе сверяйте по его официальной документации.

Общий порядок для упрощенца выглядит так:

1. оформить КЭП и подключить ЭДО, чтобы обмениваться документами с реквизитами прослеживаемости;
2. при ввозе — подать уведомление и получить РНПТ; при закупке у поставщика — сохранить пришедший номер;
3. вносить движение позиции в учётную систему, указывая РНПТ, код ОКЕИ и количество;
4. по итогам квартала сформировать нужный комплект (декларацию и/или отчёт об операциях) исходя из статуса по НДС;
5. сверить контрольные соотношения и сдать отчётность до 25-го числа.

Ответственность за нарушения прослеживаемости

Отдельной административной ответственности именно за нарушения прослеживаемости — несданный спецотчёт, пропуск РНПТ в документах, искажение данных — к выходу разъяснения так и не ввели. Профильные поправки в КоАП обсуждали, но заявленную дату их вступления неоднократно переносили. Фактически идёт переходный период, когда специальных штрафов за такие огрехи нет.

И всё же расслабляться рано — вот почему:

• санкции могут ввести в любой момент, и привычка вести учёт небрежно обернётся ошибками сразу после запуска ответственности;
• неточности в РНПТ и нестыковки между вашими сведениями и данными контрагента тянут за собой требования от инспекции и встречные проверки;
• промахи со счетами-фактурами и декларацией по НДС наказываются по общим статьям НК независимо от прослеживаемости.

Иначе говоря, формальной кары за сам факт непрослеживаемости пока нет, но достоверность данных всё равно под контролем — через сверку с контрагентами и требования налоговой.

Типовые ситуации: возврат, розница и ввоз из ЕАЭС

Розничная продажа физлицу

Если поднадзорную позицию продают физлицу в розницу для личных нужд, она выбывает из оборота. Счёт-фактуру с РНПТ покупателю в такой ситуации не оформляют, а само выбытие раскрывают в отчёте об операциях. Когда же берёт организация или ИП для предпринимательских целей, документооборот с номером партии остаётся.

Возврат товара

Возврат значит, что партия снова входит в оборот, поэтому операцию проводят с тем же РНПТ, что был при отгрузке. Возврат от розничного покупателя-физлица показывают в отчёте об операциях, а между организациями и ИП оформляют электронными документами с реквизитами прослеживаемости.

Ввоз из стран ЕАЭС

Ввозя поднадзорную позицию из ЕАЭС, упрощенец подаёт в инспекцию уведомление о ввозе и получает РНПТ. Затем этот номер сопровождает партию во всех бумагах и отчётности. Пройти процедуру обязан даже импортёр с освобождением от НДС — иначе цепочка прослеживаемости оборвётся уже на входе.

Что сделать бухгалтеру: короткий чек-лист

Чтобы не запутаться с отражением прослеживаемых товаров на УСН, пройдитесь по нескольким пунктам.

• Определите свою ставку НДС — именно она задаёт весь состав отчётности.
• На ставках 5% и 7% не забывайте про отдельный отчёт об операциях: одной декларацией дело не ограничивается.
• На общих ставках закупки в спецотчёт не дублируйте — они и так в разделе 8 декларации.
• При освобождении от НДС вносите в отчёт и приобретение, и реализацию.
• Продажу у плательщика НДС проводите книгой продаж и разделом 9 декларации.
• Следите за РНПТ в счетах-фактурах и первичке по поднадзорной продукции.
• Декларацию и отчёт об операциях направляйте электронно, а контрольные соотношения проверяйте заранее.

Частые ошибки

Первый промах — заполнять спецотчёт на общих ставках. Закупки тут и без того видны инспекции по книге покупок, а лишняя форма порождает расхождения.

Второй — противоположная крайность: пропустить отчёт на ставках 5% и 7%. Без него у налоговой не будет сведений о закупке, ведь книгу покупок такие плательщики не заполняют.

Третий — путать реализацию с приобретением. Продажа у плательщика НДС всегда идёт в книгу продаж и раздел 9 декларации, при любой ставке.

Четвёртый — терять либо искажать РНПТ при перепродаже. Номер должен пройти цепочку без правок, иначе ваши данные и данные контрагента разойдутся и придёт требование.

Частые вопросы

Нужен ли упрощенцу на ставке 22% отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами?

Нет. На общих ставках (10%, 20%, 22%) достаточно декларации по НДС. Закупка ложится в книгу покупок и уходит в раздел 8 декларации, поэтому отдельная форма ни к чему.

Что сдавать при ставках 5% и 7%?

Сразу два документа: декларацию по НДС и отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. На льготных ставках книгу покупок не ведут, поэтому закупки раскрывают именно в отчёте.

Что сдавать упрощенцу, освобождённому от НДС?

Декларацию по НДС он не подаёт, а значит, всё — и покупку, и продажу — отражает в отчёте об операциях. Обязанности по РНПТ, электронным УПД и уведомлениям при этом сохраняются.

Где отражать реализацию прослеживаемых товаров?

У плательщика НДС — в книге продаж и разделе 9 декларации; так и на льготных, и на общих ставках. У освобождённого от НДС продажу заносят в отчёт об операциях.

В какой срок сдавать отчёт об операциях?

Ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом, и только электронно. Дата совпадает со сроком сдачи декларации по НДС.

Есть ли штрафы за нарушения прослеживаемости?

Отдельной административной ответственности прямо за нарушения прослеживаемости пока нет — её запуск не раз переносили. Но ошибки в РНПТ и нестыковки с контрагентами оборачиваются требованиями от инспекции, а промахи по НДС наказываются по общим статьям НК.

Каким документом ФНС установила порядок?

Письмом ФНС от 24 июля 2026 года № СД-36-15/6410@. Форма отчёта об операциях утверждена приказом ФНС от 8 июля 2021 года № ЕД-7-15/645@.

Зачем понадобились эти разъяснения?

Чтобы упрощенцы с НДС не вносили одни и те же данные дважды — и в книгу покупок, и в спецотчёт. Каждый факт теперь фиксируется один раз, в форме под конкретную ставку.

Вывод

Схема отражения прослеживаемых товаров на УСН стала прозрачной: на ставках 5% и 7% — декларация по НДС вместе с отчётом об операциях, на ставках 10%, 20% и 22% — одна декларация, а у освобождённых от НДС весь оборот уходит в отчёт об операциях. Продажа у плательщика НДС всегда ложится в книгу продаж. Главное — не задваивать данные, правильно определить свой статус по НДС и педантично вести РНПТ.

Чтобы не держать все эти тонкости в голове и не пропустить сроки, отчётность удобнее готовить и отправлять из одного сервиса. В Контур.Экстерн декларация по НДС и отчёт об операциях проходят проверку контрольных соотношений ещё до отправки, а сервис заблаговременно напоминает о датах сдачи. Благодаря этому ниже риск ошибок в РНПТ и расхождений, из-за которых приходит требование из инспекции.