Путевой лист в 2024 году: актуальная форма и правила заполнения

Понятие и назначение путевого листа

Путевой лист является важным документом для компаний, обладающих своим транспортом или занимающихся перевозками. Его необходимо составлять для внутреннего контроля за транспортными средствами, отслеживания маршрутов водителей, учета расхода топлива и для подтверждения цели поездки в случае необходимости предъявления его полиции.

Путевой лист также может служить первичным документом для подтверждения расходов в бухгалтерском и налоговом учете, включая расходы на обслуживание автомобилей, оплату труда водителей и возмещение расходов сотрудникам, использующим личный транспорт по работе.

Минтранс рекомендует оформлять путевые листы для каждой поездки. Этот документ обязателен для компаний, осуществляющих перевозки, будь то пассажиры, грузы или предоставление транспортных услуг по договору аренды с экипажем.

Важно также правильно оформлять путевую документацию в случае перевозок для собственных нужд компании или сотрудников. Все эти меры позволяют соблюдать законодательные требования и обязанности перевозчиков, обеспечивая правильную и прозрачную деятельность компании в области транспортных услуг.

Нововведения в оформлении путевых листов

В 2024 году не произошло изменений в бланках и порядке оформления путевых листов по сравнению с предыдущим годом. Порядок заполнения остался прежним.

Однако важные нововведения на 2024 год все же имеются: с 1 июня этого года перевозчики и ритейлеры обязаны использовать электронные сопроводительные документы при транспортировке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

В соответствии с законом, к этим документам относятся также и путевые листы. При перевозках алкоголя водителю необходимо передать электронное устройство, на котором содержится специальный QR-кодом с информацией об электронной накладной. Альтернативой может быть тот же код, распечатанный на листе бумаги.

В прошлом году порядок оформления путевых листов менялся дважды. Перечислим изменения, коснувшиеся путевых листов в прошлом году:

• Название и номер путевого листа перестали являться обязательными реквизитами. Однако, если путевой лист используется в качестве первичного документа для подтверждения расходов, необходимо указывать его название.
• Вместо данных о собственнике автомобиля следует указывать сведения о компании или предпринимателе, который выдал данный документ.
• Виды перевозок и сообщения заполняются согласно новым правилам.
• Теперь медработники и технические специалисты имеют право ставить подписи с помощью КЭП и НЭП.
• Компании больше не должны вести журналы, в которых отмечаются все путевые листы. Теперь они могут это делать лишь по собственному желанию. Если такой журнал все же ведется, необходимо сделать ряд соответствующих процедур для приведения его в надлежащий вид.

Пока что применение электронного путевого листа является не обязательным. Организации и ИП могут использовать его по своему собственному желанию. Исключением является перевозка алкоголя, для осуществления которой с июня этого года путевой лист необходимо будет иметь при себе. В соответствии с недавно принятыми изменениями, появилась возможность применять путевой лист как в бумажном, так и в электронном виде.

В путевом листе содержатся следующие сведения:

• Основные данные о рейсе;
• Результаты медосмотра перед началом работы;
• Показания одометра при выезде и въезде.

В электронном путевом листе подписи ставятся с помощью ЭП, водитель может предъявить его при приеме груза или сотрудникам полиции. Также можно воспользоваться бумажной версией. В связи с принятыми в прошлом году изменениями, необходимо выделить следующие нововведения:

• Теперь нужно указывать СНИЛС в сведениях о водителе;
• А также менять информацию о водителях, марках, номерах прицепов в электронном путевом листе;
• Стало разрешено оформлять один путевой лист на один рейс при превышении рабочего дня водителя, один путевой лист на несколько рейсов за день или несколько путевых листов на бумаге для каждого водителя.

Правила заполнения путевого листа

Поскольку на данный момент электронная форма путевого листа еще не является обязательной, вы можете самостоятельно решить применять ее или использовать его в бумажном виде. Главное, чтобы ваш путевой лист включал в себя все обязательные данные. Какие именно, расскажем ниже.

Пункт 1

Во-первых, стоит отметить, что путевой лист можно оформлять на разные временные периоды, как на одни сутки, так и на несколько месяцев. Временной период «путевки» должен быть указан обязательно в соответствующем порядке.

Пункт 2

Следующим шагом является заполнение данных об оформителе. Если это юридическое лицо потребуется вписать ОГРН, название организации, адрес и контактные данные. Если же речь идет об ИП потребуются следующие сведения: ОГРНИП, ФИО предпринимателя, юридический адрес и контактные данные.

Пункт 3

После этого требуется заполнить необходимую информацию о транспортном средстве:

• Номер, марку и модель транспортного средства;
• Точную дату и результат предрейсового контроля;
• Дата и время, когда транспорт вернулся на линию;
• Полный перечень показаний одометра.

Стоит отметить, что маршрут не входит в перечень обязательных к заполнению данных в путевом листе. Однако, мы все же советуем отмечать его, чтобы при необходимости иметь возможность доказать, что ваша поездка была рабочего плана.

Пункт 4

Затем необходимо заполнить информацию о водителе транспортного средства. Следует вписать ФИО, СНИЛС номер водительского удостоверения водителя, а также в путевой лист обязательно заносится информация о прохождении медосмотров перед сменой и после ее окончания в случае необходимости.

В соответствии с законом предрейсовые медосмотры должны проходить работники, занимающие должность водителя, в должностные обязанности которых входят перевозки людей и грузов.

Послерейсовый медосмотр, в свою очередь, должны проходить водители, обеспечивающие перевозку пассажиров и опасных грузов.

Если водителю предстоит долгий рейс, он должен пройти предрейсовый медосмотр в первый день начала поездки, и послерейсовый по окончании поездки в последний день. В случаи совершения нескольких поездок в течении одного дня, предрейсовый осмотр проводится перед началом первой из них, а послерейсовый по окончанию последней.

Отдельно стоит выделить прохождение медосмотра для ИП, поскольку индивидуальный предприниматель не имеет права самостоятельно ставить отметки о прохождении соответствующего медицинского осмотра в путевом листе, он может заключить специальное соглашение с медучреждением для прохождения у них медосмотра.

Также с 2023 года появилась возможность дистанционного прохождения медосмотров для водителей. Для этого им потребуется сначала пройти идентификацию на Госуслугах или на других сервисах, оказывающих подобные услуги. При переходе организации на онлайн медосмотры, необходимо обеспечить качественную идентификацию работника, проходящего данную процедуру на соответствующих сервисах. Работодатель несет ответственность за добросовестность прохождения медосмотра, поэтому необходимо серьезно следить, чтобы идентификацию проходил именно тот челочек, который должен.

Кроме того, при выборе данной формы прохождения медосмотра, водитель должен как минимум два раза в год проходить химико-токсикологическое исследование.

Пункт 5

После заполнения всех необходимых данных о водителе, потребуется внести информацию о самой перевозке. Она может быть трех типов:

• Коммерческая- перевозка людей и грузов на регулярной основе;
• Для личных нужд- осуществление перевозки на собственном транспорте;
• Перевозка спец. транспортом- то есть автобусы, трамваи и другой специализированный транспорт.

Пункт 6

После этого заполняем данные о том, какой вид транспортного сообщения предстоит совершить:

• Городское сообщение;
• Пригородное сообщение;
• Междугороднее;
• Международное.

Пункт 7

И, последним шагом является подписание путевого листа. На нем требуется проставление подписей от водителя, медицинского врача и технический специалист. В зависимости от того, какой вид путевого листа используется: электронный или бумажный, необходимо проставить ЭП или расписаться рукой.

За отсутствие путевого листа следует наказания в виде административной ответственности и штрафы. Размер ответственности и сумма штрафов определяется индивидуально.