Когда сотрудника принимают на работу, увольняют или переводят на новую должность, бухгалтеры сдают подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Сделать это нужно на следующий рабочий день после оформления документа-основания или до 25 числа следующего месяца. В Контур.Экстерне можно по-разному подготовить и проверить сведения по кадровым мероприятиям перед отправкой. Рассказываем, как это сделать.
Способ 1. Загрузить данные из файла
Загрузить с главной страницы Экстерна
В разделе «СФР» нажмите «Загрузить» → «Отчет» и выберите готовый файл ЕФС-1. Система загрузит все данные из файла. Лишние разделы можно удалить через кнопку «Действия с разделом» → «Удалить раздел».
Загрузить в редакторе отчета
Чтобы загрузить отчет из редактора, в разделе «СФР» нажмите «Создать» → Отчет → ЕФС-1. Далее перейдите в подраздел 1.1 «Трудовая деятельность СЗВ-ТД» и выберите действие в зависимости от типа файла:
- загрузить из XML-файла, если есть готовый отчет СЗВ-ТД или ЕФС-1;
- загрузить из Excel-файла, если данные заполнены в таблице.
Если нужно загрузить дополнительные данные, нажмите на кнопку «Импорт/Экспорт» → «Загрузить таблицу из Excel или XML».
Способ 2. Заполнить подраздел 1.1 на основе справочника сотрудников
Перейдите в раздел СФР → Создать → Отчет → ЕФС-1. Откройте подраздел 1.1, нажмите «Заполнить» → «Добавить сотрудника»:
- Выберите ФИО из справочника сотрудников, если ранее вы отправляли СЗВ-ТД, ЕФС-1, сведения о застрахованном лице, ПСВ, РСВ, 6-НДФЛ, инициацию выплаты или перерасчета пособия, уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком или вносили данные в раздел «Сотрудники».
- Внесите нового сотрудника, если данных о человеке нет в справочнике.
Чтобы добавить кадровое мероприятие, нажмите на нужное ФИО и в блоке «Сведения о трудовой деятельности» выберите «Добавить мероприятие».
Чтобы добавить одно мероприятие нескольким сотрудникам, отметьте их в списке, нажмите «Действия» → Добавить мероприятие. Как заполнить мероприятие, читайте в Контур.Помощи.
Способ 3. Создать отменяющие сведения на основе ранее отправленных мероприятий
В подразделе 1.1 можно отменить только принятые мероприятия, отправленные за период с начала 2023 года. Для этого откройте подраздел 1.1 и выберите нужное ФИО сотрудника. В блоке «Сведения о трудовой деятельности» нажмите «Показать отправленные».
Как отменить и скорректировать сведения, отправленные до 2023 года, читайте в инструкции.
Найдите мероприятие с ошибочными данными и кликните на три точки в конце строки → Создать отменяющее.
Если вы удалили исходное мероприятие или отправляли его через другую программу:
- в карточке сотрудника добавьте новое мероприятие;
- выберите тип «Отменяющее»;
- укажите UUID, дату исходного мероприятия и дату отмены.
Реквизиты мероприятия можно посмотреть в отправленном отчете ЕФС-1 с исходными данными. Чтобы заполнить отменяющее мероприятие и отправить корректировку, воспользуйтесь инструкцией.
Как проверить данные перед отправкой
Шаг 1 — воспользуйтесь фильтрами и поиском
Если необходимо проверить данные не по всем сотрудникам, которые есть в подразделе, отфильтруйте список. Для этого нажмите «Все сотрудники» и выберите, каких сотрудников отображать в списке: всех, выбранных, с ошибками или без мероприятий.
Нужного сотрудника можно найти через поиск или отсортировать список по ФИО.
Шаг 2 — скачайте таблицу
Для проверки или дальнейшей работы с мероприятиями заполненные данные можно выгрузить в Excel. Для этого нажмите кнопку «Импорт/Экспорт» → Скачать таблицу в Excel.
При необходимости отчет можно выгрузить в формате XML. Для этого слева внизу нажмите «Скачать файл отчета».
Шаг 3 — проверьте отчет и распечатайте результат проверки
Чтобы перейти к проверке отчета, нажмите слева внизу «Проверить». Система проверит отчет на соответствие формату и порядку заполнения. После исправления ошибок в форме можно запустить проверочную программу СФР — ПО ПД.
Чтобы распечатать результаты проверки, нажмите «Посмотреть все проверки» → Напечатать.
Если в отчете нет ошибок, его можно отправить в СФР. Вместе с подразделом 1.1 будет отправлен раздел 1 — Экстерн автоматически заполнит его на основе подраздела 1.1.
