Требование ФНС о предоставлении документов: когда налоговая вправе запросить переписку
Юрист объяснила, когда ФНС вправе запросить корпоративную переписку компании при проверке и что грозит бизнесу, если проигнорировать такое требование.
Компания получила требование ФНС о предоставлении документов, и среди запрошенных материалов вдруг обнаружилась переписка из корпоративной почты, «Битрикс24» или 1С — повод ли это для тревоги? Паниковать точно не стоит, а вот игнорировать такой запрос рискованно. О том, когда налоговики действуют в рамках закона, а когда законность требования можно оспорить, рассказала юрист компании «Хелп Консалтинг» Маргарита Чикунова. В статье разберём, какими рисками для бизнеса оборачивается интерес проверяющих к деловой переписке и какую тактику ответа выбрать.
Ст. 93 и ст. 93.1 НК РФ: сроки ответа на требование ФНС о предоставлении документов
Налоговый кодекс предусматривает два разных основания для истребования документов, и от того, какая именно норма указана в полученном требовании, зависят и состав запрашиваемых материалов, и срок для ответа.
- Статья 93 НК РФ — документы истребуют напрямую у самого налогоплательщика, в период проведения камеральной либо выездной проверки в отношении него.
- Статья 93.1 НК РФ, п. 1 — так называемая встречная проверка: информацию о проверяемой организации инспекция запрашивает у её контрагентов и иных лиц, располагающих нужными данными.
- Статья 93.1 НК РФ, п. 2 — истребование документов вне рамок проверки, когда инспекции обоснованно нужны сведения по конкретной сделке.
| Основание | У кого запрашивают | Срок ответа |
|---|---|---|
| Ст. 93 НК РФ (проверка самого налогоплательщика) | Сама проверяемая компания или ИП | 10 рабочих дней (20 — для консолидированной группы налогоплательщиков, 30 — для иностранной организации, состоящей на учёте в РФ) |
| Ст. 93.1 НК РФ, п. 1 (встречная проверка) | Контрагенты и иные лица, располагающие документами о проверяемом налогоплательщике | 5 рабочих дней со дня получения запроса, либо сообщение об отсутствии нужных документов |
| Ст. 93.1 НК РФ, п. 2 (вне рамок проверки) | Любое лицо, располагающее сведениями о конкретной сделке | 5 рабочих дней со дня получения требования |
Срок, установленный в рабочих днях, начинают отсчитывать со дня, следующего за получением требования. Если его последний день совпал с выходным или праздником, он переносится на ближайший следующий рабочий день. При отправке требования заказным письмом датой вручения по умолчанию считают шестой день с момента отправки — независимо от того, когда письмо реально дошло до адресата.
Что вправе истребовать налоговая инспекция: документы и переписка
Инспекция может запросить любую документацию, которая раскрывает сведения о деятельности организации. Помимо первичных документов и договоров, сюда попадает и деловая переписка — из корпоративной почты, CRM-систем вроде «Битрикс24», учётных программ на базе 1С и аналогичных сервисов.
По словам Маргариты Чикуновой, подобную переписку инспекторы нередко используют как доказательство:
- факта дробления бизнеса;
- выдачи неофициальной, «серой» зарплаты;
- работы с техническими, то есть фиктивными, контрагентами;
- мнимости заключённых сделок.
Иными словами, инспекция вправе запросить любую переписку из корпоративных сервисов, если она затрагивает хозяйственную деятельность компании.
Как оформляют и направляют требование о представлении документов
Требование о представлении документов (информации) оформляют по унифицированной форме КНД 1165013, утверждённой приказом ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. В документе указывают перечень истребуемых материалов или сведений, охватываемый период, конкретное мероприятие налогового контроля и статью НК РФ, на основании которой действует инспекция.
Передать требование инспекция вправе одним из перечисленных способов:
- по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора электронного документооборота, например через сервис Контур.Экстерн;
- через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
- лично под расписку — руководителю компании, ИП или уполномоченному представителю;
- заказным письмом по почте, если другие способы вручения оказались недоступны.
Личная переписка сотрудников: особый правовой режим
Иная ситуация складывается с перепиской в личных мессенджерах на личных телефонах работников: она защищена тайной переписки, и формально инспекция не может истребовать её так же просто, как корпоративную почту.
Впрочем, исключения есть: в рамках расследования уголовного дела у правоохранительных органов полномочия по доступу к личным устройствам шире. Кроме того, сотрудник вправе добровольно показать содержимое своего телефона — в этом случае нарушения его прав не возникает.
Что будет, если проигнорировать требование ФНС
За неисполнение законного требования инспекции предусмотрена ответственность — это касается и стандартных запросов на представление документов. Но сам факт получения требования ещё не означает, что его нужно исполнять безоговорочно.
«Если не приведено ссылок, каким образом материалы влияют на начисление налога... то оснований для применения ответственности не имеется», — поясняет юрист.
То есть каждое требование должно быть обоснованным: инспекции нужно показать, каким образом истребуемые материалы связаны с предметом проверки. Требование, составленное формально, без такой связи, оспорить в суде несложно.
Как оценить законность требования ФНС о предоставлении документов и подготовить ответ
Получив требование о представлении документов, не стоит наспех собирать всё «на всякий случай» — но и молчание в ответ чревато последствиями. Разумно действовать по такому алгоритму:
- Изучите текст требования целиком и проверьте, названы ли в нём конкретные документы, файлы или переписка, а не размытая формулировка вроде «вся корпоративная переписка за период».
- Проверьте, объяснена ли в требовании связь между истребуемыми материалами, предметом проверки и начислением конкретного налога.
- Если такой связи нет, сообщите об этом в письменном ответе: отсутствие обоснования снижает шансы инспекции привлечь компанию к ответственности за неисполнение требования.
- Если требование конкретное и обоснованное, собирайте документы и переписку и направляйте их через тот же официальный канал связи с налоговой, которым компания пользуется для сдачи отчётности, — так проще соблюсти формат и не выбиться из срока.
- Если речь заходит о рисках дробления бизнеса, серых зарплат или технических контрагентов, привлеките юриста: такие споры почти всегда заканчиваются судом.
- Проверьте, не запрашивали ли аналогичные документы ранее в рамках той же проверки: повторно истребовать материалы, которые проверяемое лицо уже передавало в оригинале или копии, по общему правилу нельзя (п. 5 ст. 93 НК РФ).
- Если собрать документы в срок не удаётся, не позднее следующего рабочего дня после получения требования направьте уведомление о невозможности их представления с указанием причины и примерного срока — гарантии продления это не даёт, но фиксирует, что компания требование не проигнорировала.
Что делать, если документы не готовы в срок или их нет вовсе
По п. 3 ст. 93 НК РФ компания может не позднее следующего рабочего дня после получения требования направить в налоговый орган уведомление о невозможности представить документы (информацию) в установленный срок. В нём указывают причины задержки и срок, за который организация планирует собрать и передать материалы.
Руководителю налогового органа или его заместителю отводится два рабочих дня со дня получения уведомления, чтобы принять решение — продлить срок или отказать в продлении; решение оформляется отдельным документом. Само по себе уведомление не гарантирует продления, но демонстрирует добросовестность компании и тот факт, что требование не осталось без внимания, — это может повлиять на оценку обоснованности штрафа.
Если запрошенных документов у компании нет вовсе — их никогда не составляли, они утрачены или уничтожены после истечения срока хранения, — об этом стоит письменно сообщить инспекции в ответе на требование, желательно с пояснением причины. Когда документов у налогоплательщика объективно нет, ответственность за их непредставление обычно не наступает.
Как составить сопроводительное письмо к ответу на требование
К пакету документов, который компания направляет в ответ на требование, обычно прикладывают сопроводительное письмо в свободной форме — со ссылкой на реквизиты требования и описью приложений. Структура такого письма примерно следующая:
В ответ на требование о представлении документов (информации) от [дата] № [номер] сообщаем следующее.
[Полное наименование организации / ФИО ИП] направляет копии документов согласно прилагаемой описи.
Всего представлено документов — [количество] на [количество] листах.
Приложение: опись документов на [количество] листах.
Если часть документов представить невозможно или требование в этой части кажется избыточным, причину указывают в том же письме: документов нет, их запрашивают повторно, либо истребуемые материалы не связаны с предметом проверки.
Какая ответственность предусмотрена за непредставление документов по требованию
| Нарушение | Норма НК РФ | Штраф |
|---|---|---|
| Документы не представлены в установленный срок | П. 1 ст. 126 НК РФ | 200 руб. за каждый непредставленный документ |
| Отказ представить документы либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями | П. 2 ст. 126 НК РФ | 10 000 руб. |
| Неправомерное несообщение или несвоевременное сообщение сведений по запросу в рамках ст. 93.1 НК РФ | Ст. 129.1 НК РФ | 5 000 руб., при повторном нарушении в течение года — 20 000 руб. |
Важно понимать: санкция применима только тогда, когда требование обосновано и связано с предметом проверки. Немотивированный или избыточный запрос не снимает с компании обязанности дать письменный ответ, но ослабляет позицию инспекции, если дело дойдёт до суда.
Как минимизировать риски, связанные с корпоративной перепиской
Корпоративная почта, CRM и учётные системы при проверке могут стать источником доказательств, поэтому деловую переписку в компании стоит упорядочить заранее:
- не обсуждать схемы налоговой оптимизации, неофициальные выплаты и договорённости с сомнительными контрагентами в рабочих чатах, почте и CRM;
- хранить документы и переписку по отчётности и сделкам в системах с прозрачной историей действий и разграничением прав доступа;
- направлять материалы, способные заинтересовать проверяющих, через официальные каналы ЭДО, а не через личные мессенджеры сотрудников.
Ответ на требование через оператора ЭДО: как это работает
Если компания уже получала требования и вела переписку с инспекцией по ТКС, логичнее готовить ответ там же, куда пришло требование, — не переключаясь между личным кабинетом, электронной почтой и бумажными копиями. В Контур.Экстерн (напомним: это сервис партнёра СКБ Контур, а не самого Контура) входящие требования отображаются в разделе переписки с конкретной инспекцией. К ним прикрепляют запрошенные документы и опись, подписывают весь пакет квалифицированной электронной подписью и отправляют одним действием, а статус доставки и прочтения виден прямо в истории обращения.
Это не отменяет необходимости заранее оценить обоснованность требования и его связь с предметом проверки, но снижает риск потерять сам документ, ошибиться со сроком или отправить материалы не в ту инспекцию.
Частые вопросы
Может ли ФНС запросить личную переписку сотрудника в мессенджере?
Переписка в личных аккаунтах на личных телефонах защищена правом на тайну переписки. Исключения составляют расследование преступления, когда у правоохранителей есть расширенные полномочия, и случаи, когда сотрудник сам добровольно показывает содержимое устройства.
Что будет, если не ответить на требование ФНС?
За игнорирование законного требования предусмотрены санкции. Но если в самом требовании нет обоснования, как запрошенные материалы влияют на начисление налога, привлечь компанию к ответственности не удастся.
Может ли налоговая запросить переписку из Битрикс24 и 1С?
Да, если переписка содержит сведения о деятельности налогоплательщика. Инспекторы используют такие материалы как доказательство дробления бизнеса, серых зарплат, работы с техническими контрагентами и мнимости сделок.
Как понять, что требование ФНС законно?
Нужно проверить два момента: названы ли в требовании конкретные документы или материалы и объяснена ли их связь с предметом проверки и начислением налога. Если эта связь не раскрыта, есть основания усомниться в обоснованности запроса.
Для чего налоговая использует корпоративную переписку при проверках?
Чаще всего — как доказательство в спорах о дроблении бизнеса, серых зарплатах, работе с техническими контрагентами и мнимости сделок.
Чем требование по ст. 93 отличается от требования по ст. 93.1 НК РФ?
Статья 93 НК РФ применяется, когда документы истребуют у самого проверяемого налогоплательщика в рамках его камеральной или выездной проверки. Статья 93.1 НК РФ — когда документы или сведения о нём запрашивают у контрагентов и иных лиц (встречная проверка) либо вне рамок проверки, по конкретной сделке.
Сколько дней даётся на ответ на требование ФНС?
На ответ по требованию в рамках проверки самого налогоплательщика (ст. 93 НК РФ) даётся 10 рабочих дней (20 — для консолидированной группы налогоплательщиков, 30 — для иностранной организации, состоящей на учёте). По требованию согласно ст. 93.1 НК РФ срок короче — 5 рабочих дней.
Что делать, если не успеваю подготовить документы в срок?
Не позднее следующего рабочего дня после получения требования нужно направить в налоговый орган уведомление о невозможности представить документы в срок, указав причину и примерный срок готовности. Инспекция вправе продлить срок или отказать в продлении — решение оформляется отдельным документом.
Какой штраф грозит за непредставление документов по требованию?
За несвоевременное представление документов штраф составляет 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). За отказ представить документы или подачу недостоверных сведений — 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ). За несообщение сведений по запросу в порядке ст. 93.1 НК РФ — 5 000 руб., а при повторном нарушении в течение года — 20 000 руб. (ст. 129.1 НК РФ).
Можно ли направить ответ на требование через Контур.Экстерн?
Да, если компания получает требования и ведёт переписку с инспекцией по ТКС через оператора ЭДО: документы, опись и сопроводительное письмо готовят и отправляют прямо в разделе переписки по конкретному требованию — после подписания пакета КЭП.
Вывод
Требование ФНС о предоставлении документов, включая корпоративную переписку, — законный, но не безграничный инструмент налогового контроля. Прежде чем собирать документы, стоит проверить: названы ли в требовании конкретные материалы и раскрыта ли их связь с начислением налога. Это касается и переписки из почты, CRM и учётных систем компании, а вот личные переговоры сотрудников в мессенджерах под это правило не подпадают.
Чтобы документооборот с налоговой инспекцией оставался прозрачным и не допускал двойного толкования, разумнее вести отчётность и переписку через официальные, контролируемые каналы. Сервис Контур.Экстерн (мы — партнёр СКБ Контур) помогает вовремя получать требования из налоговой, отвечать на них, отслеживать историю переписки с ФНС и хранить документы упорядоченно — в отличие от разрозненных писем и сообщений в рабочих чатах, которые куда сложнее защитить при проверке.
