Оператор электронного
документооборота

Согласно действующему законодательству, оператором электронного документооборота, или ЭДО, может считаться организация, которая располагает достаточными техническими средствами для того, чтобы обеспечить юридически-значимый дистанционный документооборот между любыми контрагентами с использованием КЭП – квалифицированной электронной-цифровой подписи.

Понятие оператора ЭДО стало в России общедоступным и популярным с 2012 года, когда юридически стал возможным электронной документооборот счетами-фактурами. Именно тогда был ратифицирован Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138, который регламентирует форматы и порядок представления электронных счетов-фактур, журнала их учета, книги покупок и продаж.

Именно с этим приказом юридические лица на территории Российской Федерации получили возможность вести юридически-значимый документооборот с контрагентами. Вместе с этим на порядок сократились финансовые и временные затраты на доставку счетов-фактур и других документов, многократно снизились расходы на архивное хранение первичных отчетных документов.

Что необходимо для организации юридически-значимого электронного документооборота?

• Любые документы, направляемые контрагентам, должны быть заверены электронно-цифровой подписью;
• Передача документов должна быть реализована специализированной компанией – оператором электронного документооборота.

Кто может считаться
оператором ЭДО?

Требования к операторам электронного документооборота регламентируется Приказом Федеральной налоговой службы РФ от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253. Согласно этому приказу, оператор ЭДО должен располагать достаточными техническими, правовыми и кадровыми ресурсами для того, чтобы обеспечивать юридически-значимый электронный обмен счетов-фактур между контрагентами с использованием электронно-цифровой подписи.

Строго говоря, операторы электронного документооборота – это любые компании, которые предоставляют юридическим лицам возможность обмениваться счетами-фактурами и другими документами, гарантируя при этом безопасность и конфиденциальность передачи данных.

При этом существенное значение имеет юридическая значимость полученной/переданной по цифровым каналам счета-фактуры или иного документа. Именно для этого введена практика применения электронно-цифровых подписей.

Любой оператор ЭДО должен иметь лицензию на право работы с сертификатами электронной подписи и криптошифровальным программным обеспечением, а также на право предоставления телематических услуг связи. Действующие Законы также строго регламентируют уровень технических ресурсов операторов электронного документооборота.

В связи с этим, юридическое лицо, обменивающееся счетами-фактурами и другими документами с контрагентами, не может считаться непосредственно оператором электронного документооборота. Для этого компании пришлось бы получать соответствующие лицензии и разрешения, непрерывно отслеживать поправки в действующих Законах, соответствующим образом перенастраивать пользовательские сервисы.

Аналогичным образом оператором электронного документооборота не может являться государственное учреждение, в том числе Федеральная налоговая служба. Так, для реализации всех требований к операторам ЭДО, ФНС пришлось бы выделить существенные финансовые средства, расширить штат специалистов, что, в купе с политикой сокращения численности госслужащих, не предусматривается Бюджетом РФ. Еще одна причина, по которой государственное учреждение не может являться оператором ЭДО – это участие в судебных разбирательствах в случае возникновения спорных вопросов. Даже теоретически контролирующая инстанция не может выступать независимой стороной, поэтому такая возможность исключена.

Задачи,
выполняемые операторами ЭДО

• Проверка абонентов.

  Любой абонент, подключаемый к системе, проверяется оператором электронного документооборота на предмет достоверности информации и актуальности предоставленных учредительных документов. Таким образом каждый участник документооборота может иметь уверенность в том, что взаимодействует с реальной действующей организацией.

• Сохранение всех действий с передаваемыми по цифровым каналам связи документами, включая действия как отправителя, так и получателя.

  Это необходимо для того, чтобы в случае возникновения спорных ситуаций и судебных разбирательств оператор ЭДО мог выступить как ключевой свидетель.

• Организация цифрового архива.

  Оператор электронного документооборота обеспечивает хранение передаваемых документов в течение срока, регламентированного действующим законодательством. Например, счета-фактуры должны храниться в архивах или электронных хранилищах в течение 5 лет.

• Техническая поддержка пользователей.

  Оператор должен оказывать всестороннюю техническую поддержку на всех этапах работы с ЭДО – от его внедрения до разрешения спорных вопросов с контрагентами. Для решения этой задачи многие операторы ЭДО, в частности, Контур.Экстерн, реализовали в своих сервисах функцию интеграции с 1С и другими программами учета. А специалисты технической поддержки не только решают вопросы работы с сервисами электронной отчетности, но также консультируют по вопросам заполнения форм отчетных документов, ориентируясь на систему налогообложения и организационно-правовую форму организации-пользователя.

Перечень доверенных операторов
электронного документооборота

Сервис Контур.Экстерн имеет паспорт и соответствует всем требованиям, выдвигаемым к операторам ЭДО Приказом ФНС России от 20.04.2012 №ММВ-7-6/253@ (ред. от 04.04.2016) «Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота», в частности:

• Обеспечивает гарантию выполнения требований нормативных правовых актов, регулирующих взаимодействие между всеми участниками юридически-значимого документооборота;
• Обеспечивает полноценное взаимодействие между контрагентами при отправке и получении счетов-фактур и иных документов;
• Регистрирует факты обмена, а также даты выставления счетов-фактур и других документов между участниками электронного документооборота;
• Распространяет и обеспечивает техническую поддержку средств криптографической защиты информации, необходимых для реализации безопасного документооборота в цифровом формате.