На данный момент ведение воинского учета в организациях имеет стратегически важное значение для нашей страны. Каждый работодатель обязан отслеживать изменения в воинском учете своих работников и своевременно передавать актуальную информацию в военкомат. В сервисе «Контур.Экстерн» недавно вышло обновление, которое позволяет автоматизировать процесс формирования и отправки в военкомат отчетности. Экстерн предоставляет пользователям возможность создать картотеку военнообязанных сотрудников и вносить в отчетность учетные данные в автоматическом порядке.
Подробнее о том, как применять новые возможности сервиса, расскажем в данной статье.
Сроки и ответственность
Прежде всего, важно написать об установленных сроках предоставления отчетности в военкомат. В соответствии с Федеральным законом № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» работодатель должен отправить в военкомат сведения о найме новых сотрудников, увольнении или изменении личной информации о военнообязанных лицах в течении 5 дней.
В противном случае может быть наложен штраф максимально в размере 400 000 рублей.
Первый этап. Создание картотеки военнообязанных работников
- Зайдите в сервис «Контур.Экстерн». На главном экране перейдите во вкладку под названием «Сотрудники». Там вы увидите раздел воинского учета, в нем после заполнения картотеки будет отображаться информация обо всех военнообязанных специалистах вашей организации. Зайдите в раздел и выберете карточку необходимого сотрудника.
В случае, если в вашем личном кабинете отсутствует раздел воинского учета, необходимо связаться со службой поддержки сервиса для подключения доступа к этой функции.
- Открыв нужную карточку, заполните все данные о конкретном сотруднике. Потребуются личные данные специалиста, информация о его карьере, родственных связях и состоянии военного учета. Впоследствии, введенные вами данные будут применяться автоматически для создания личной карточки сотрудника и отправки отчетности в военкомат. Также вверху справа есть сноска «Как заполнять раздел», нажмите на нее для получения подробное инструкции о внесении данных в карточки.
- После того, как все данные заполнены, проверьте их корректность, во избежание ошибок и распечатайте готовую карточку. Автоматически сервис использует для формирования карточки и последующей печати форму 10. Это стандартный вариант, используемый для картотек. Однако, если по какой-либо причине вам необходимо распечатать карточку в другом формате, вы можете отредактировать его нужным образом в Excel.
При внесении данных о работниках для формирования картотеки воинского учета, на вашем экране отобразится перечень всех сотрудников организации и такие сведения о них, как: возраст, трудовая деятельность, отношение к воинскому учету и так далее. По необходимости можно провести фильтрацию и задать только интересующие вас параметры поиска. Например, вам нужно среди всех ваших работников найти военнообязанных мужчин, имеющих звание лейтенанта и выше в возрасте от 25 до 40 лет. Для этого вам потребуется выбрать раздел «фильтры» в правом вернем углу и задать следующие критерии поиска:
- статус- работает;
- возраст- 25-40 лет;
- отношение к воинской службе- военнообязанный;
- звание- лейтенант.
Затем Экстерн запустит поиск и составит перечень работников, подходящих под данные параметры. Это может пригодиться для сопоставления информации из карточки воинского учета.
Второй этап. Настройка военкомата
- На стартовой странице Экстерна перейдите в раздел «Реквизиты и настройки», затем выберите «Реквизиты плательщика», после чего кликните на «Настройки военкомата».
- Укажите регистрационный номер, полученный при оформлении организации в военкомате, а также название военкомата, где организация была зарегистрирована.
- Назначьте лицо, ответственное за ведение воинского учета. Это может быть как руководитель, так и сотрудник вашей организации.
Третий этап. Поставьте свою компанию на воинский учет
Чтобы поставить на воинский учет свою организацию зайдите на основную страницу сервиса «Контур.Экстерн», откройте вкладку военкомата и сформируйте новый. Используйте для постановки на учет форму 18.
- Удостоверьтесь в правильности данных вашей компании, расположенных на первом развороте. Они автоматически копируются сервисом из имеющихся сведений в разделе «Реквизитов плательщика».
- Во вкладке под названием «Сведения о работающих» воспользуйтесь опцией автоматического заполнения. Экстерн скопирует все данные из раздела «Сотрудники».
- Отчетность готова. Распечатайте получившийся документ и заверьте его подписью руководителя. Затем останется лишь передать отчетность в военкомат, приложив к ней план по ведению воинского учета.
Как отчитываться в военкомат
В разделе «Военкомат» выберите опцию «Создать новый» и из предложенного списка выберите необходимую форму. В системе Экстерн есть возможность заполнить и распечатать следующие документы:
- информацию о приеме на работу и увольнении сотрудников;
- карточку воинского учета организации (по форме 18);
- отчет о числе работающих и забронированных граждан, находящихся в запасе (по форме 6).
В разделе, посвященном приему, увольнению и изменению данных сотрудников, имеется доступ к специальному справочнику сотрудников. Если вы ранее уже предоставляли информацию о работниках, используя какую-либо форму, выберите нужное имя из списка, и система автоматически импортирует данные о сотруднике в отчет.
В форме 6 информация о компании будет автоматически заполнена на основе «Реквизитов плательщика». Чтобы указать количество работников, нажмите «Заполнить автоматически» — необходимые данные будут добавлены из раздела «Воинский учет».
Когда форма будет готова, в левом нижнем углу нажмите на значок печати и создайте документ в формате PDF. Подпишите полученный отчет у своего руководителя и отправьте его заказным письмом с уведомлением в военкомат по месту учета военнообязанного или передайте лично военному комиссару.
