Воинский учет совместителей в 2026 году: как сверяться с военкоматом

Воинский учет совместителей: разбор для бухгалтера

Эксперты сервиса «Клерк.Консультации» разобрали, как правильно организовать воинский учет совместителей и нужно ли включать таких работников во все формы отчетности перед военкоматом. Вопрос актуален для любой компании, где числится хотя бы один внешний совместитель, состоящий на воинском учете, — расхождение в данных обычно всплывает не сразу, а именно во время ежегодной сверки с военкоматом.

Как отмечает эксперт Екатерина Кардашова, военнообязанных совместителей нужно указывать и в отчетности перед военкоматом, и в ежегодных списках для сверки. Единственное исключение — формы №6 и №18: эти сотрудники в них не попадают, поскольку соответствующие сведения передает работодатель по основному месту трудоустройства.

На кого распространяется это разъяснение

Разъяснение касается любого работодателя, у которого в штате есть внешние совместители, состоящие на воинском учете. Специалист по воинскому учету обязан вести учет военнообязанных и призывников независимо от того, основная это работа или совместительство, — но объем сведений, передаваемых в военкомат, для них различается.

Если внешний совместитель одновременно оформлен в нескольких организациях, воинский учет по нему обязана вести каждая из них, а данные в формы №6 и №18 подает только основной работодатель. Компания, где человек работает по совместительству, отражает его лишь в собственном списке для ежегодной сверки с военкоматом.

Чем внутреннее совместительство отличается от внешнего в вопросах воинского учёта

Правила совместительства закреплены в Трудовом кодексе РФ: сотрудник может выполнять оплачиваемую работу у своего же основного работодателя (внутреннее совместительство) либо в другой организации или у ИП (внешнее совместительство). Для воинского учета эта граница принципиальна — именно она определяет, кто из работодателей отвечает за передачу сведений о военнообязанном.

По внутреннему совместителю воинский учет уже ведется по основному месту работы: отдельную личную карточку заводить или повторно ставить человека на учет по совмещаемой должности не нужно, а факт дополнительной занятости подтверждают приказ и трудовой договор о совместительстве. Для второго работодателя внешний совместитель — это, по сути, новый сотрудник: воинский учет по нему организуют так же, как для любого другого военнообязанного в штате, за одним исключением — в формы №6 и №18 его не включают.

Формы №6 и №18: что в них остаётся прежним

Формы №6 и №18 — основные документы воинского учета, которые организация подает в военкомат. По словам эксперта, при заполнении пункта 10 формы №18 численность работников указывают без внешних совместителей — эти сведения подает основной работодатель.

• В формы №6 и №18 сведения о совместителе включает только та организация, которая для него является основным местом работы.
• А в списки ежегодной сверки с военкоматом совместителя, напротив, включает каждый его работодатель — в том числе и тот, у которого он работает по совместительству.
• Сведения о воинском учёте таких работников отражают в плане работы по воинскому учёту, который согласовывают с военкоматом ещё до начала отчётного года.

Какие документы воинского учёта запросить у совместителя при приёме

При оформлении сотрудника, в том числе на условиях совместительства, работодатель наряду с прочими документами из статьи 65 ТК РФ запрашивает у военнообязанного и документы воинского учета. Их конкретный перечень зависит от возраста человека и от того, проходил ли он военную службу.

Эти документы нужны независимо от того, оформляется человек как основной работник или как внешний совместитель: второй работодатель ведёт по нему такой же первичный воинский учёт, только не отчитывается за него по формам №6 и №18.

Что делать, если совместитель не предъявляет документы воинского учёта

На практике внешний совместитель иногда не приносит военный билет: забывает о нём, считает оформление «второй» карточки пустой формальностью или вовсе не знает, что документ нужен и для работы по совместительству. Отказать в трудоустройстве или увольнять по этой причине нельзя — Трудовой кодекс РФ не относит отсутствие документов воинского учета к основаниям для отказа в приеме на работу.

Специалист, отвечающий за воинский учет, в такой ситуации, как правило, поступает следующим образом:

1. Фиксирует факт непредъявления документов актом или докладной запиской.
2. Направляет сотрудника в военкомат по месту жительства для оформления или восстановления документов воинского учёта.
3. Трудовой договор при этом заключают без задержек: обязанность встать на воинский учёт лежит на самом гражданине, а не на работодателе.

За непредъявление документов воинского учёта отвечает сам сотрудник, а не организация. Однако если работодатель знает о ситуации и не сообщает о ней в военкомат, ответственность за такое бездействие переходит уже на него.

Где фиксируются данные совместителя: личная карточка сотрудника

Формы №6 и №18, рассмотренные ранее, — это сводная отчётность организации перед военкоматом в целом. Сведения же о конкретном человеке, в том числе о совместителе, отражают совсем в других документах.

Сведения о воинском учёте совместителя фиксируют в его личной карточке. Личную карточку заводит каждый работодатель, у которого есть военнообязанный сотрудник, — включая того, где он трудится по внешнему совместительству.

Как не запутаться при подготовке списков для сверки с военкоматом

Сложность в том, что правила заполнения форм №6 и №18 не совпадают с правилами составления списков для сверки, а путаницу обычно провоцирует спешка перед сдачей отчётности. Перед передачей списка в военкомат данные стоит сверить с кадровым учётом и отдельно выделить сотрудников, оформленных по совместительству.

Лучше заранее пометить статус каждого военнообязанного — основное место работы или совместительство — и сверить эти данные с планом работы по воинскому учёту, согласованным с военкоматом. Так расхождения обнаружатся заблаговременно, а не после запроса из военкомата.

Сроки ежегодной сверки устанавливает военный комиссариат, а не организация, — конкретный период закреплён в плане работы по воинскому учёту и может отличаться у разных работодателей. Результаты сверки оформляют актом, который хранят вместе с остальными документами воинского учёта. Ориентироваться нужно на даты из согласованного с военкоматом плана работы по воинскому учёту, а не на общий налоговый календарь.

Какая ответственность грозит за нарушения воинского учёта совместителей

Обязанность вести воинский учёт и передавать сведения в военкомат установлена законодательством о воинской обязанности и военной службе, а ответственность за нарушения предусмотрена главой 21 КоАП РФ.

Должностное лицо, отвечающее за воинский учёт в организации, может быть оштрафовано за несообщение или несвоевременное сообщение в военкомат сведений о гражданах, состоящих либо обязанных состоять на воинском учёте (сюда относятся приём на работу, увольнение, изменение семейного положения, образования или состояния здоровья военнообязанного совместителя). Ответственность за такое несообщение несёт тот работодатель, который обязан передать соответствующие сведения, — независимо от того, идёт речь об основном месте работы сотрудника или о совместительстве.

Чтобы избежать штрафа, обязанности по воинскому учёту стоит закрепить приказом, а сроки подачи сведений по каждому военнообязанному, включая совместителей, фиксировать в отдельной таблице: надеяться на память ответственного сотрудника рискованно.

Частые вопросы о воинском учете совместителей

Нужно ли включать внешних совместителей в списки для сверки с военкоматом?

Да: военнообязанных совместителей отражают и в отчётности для военкомата, и в списках ежегодной сверки — это подтверждает эксперт сервиса «Клерк.Консультации».

Нужно ли указывать совместителей в форме №6 и форме №18?

Нет: в формах №6 и №18 таких сотрудников отражает организация по основному месту работы, а в отчётность дополнительного работодателя они не попадают.

Как заполнить пункт 10 формы №18, если в организации есть совместители?

Численность работников в пункте 10 формы №18 указывают без учёта внешних совместителей: они уже учтены в отчётности по основному месту трудоустройства.

Где отражается воинский учет совместителей, если не в формах №6 и №18?

Эти сведения отражают в плане работы по воинскому учёту, согласованном с военкоматом до начала отчётного года, а также в списках ежегодной сверки.

Чем воинский учет внутреннего совместителя отличается от внешнего?

Внутреннего совместителя повторно ставить на воинский учёт не нужно — он уже учтён по основному месту работы. Внешнего, напротив, отдельно учитывает каждый его работодатель, но в формы №6 и №18 сведения подаёт только основной.

Какие документы нужно запросить у совместителя для воинского учета?

У военнообязанного запрашивают документы воинского учёта — их конкретный перечень зависит от возраста человека и от того, проходил ли он военную службу.

Можно ли отказать совместителю в приеме на работу, если он не принес военный билет?

Нет: отсутствие документов воинского учёта не входит в перечень оснований для отказа в трудоустройстве по Трудовому кодексу РФ. Работодателю нужно зафиксировать этот факт и сообщить о нём в военкомат.

Что грозит организации за несообщение в военкомат сведений о совместителе?

Должностному лицу, отвечающему за воинский учёт, может грозить административный штраф за несообщение или несвоевременное сообщение сведений в военкомат.

Где фиксируются сведения о воинском учёте совместителя?

Сведения о воинском учёте совместителя фиксируются в его личной карточке, которую заводит каждый работодатель, где он состоит на воинском учёте.

Главное: воинский учёт совместителей — срок, который легко пропустить

Воинский учёт совместителей легко выпадает из поля внимания именно потому, что он не связан с привычным налоговым календарем. Но неточность в сверочных списках для военкомата оборачивается для компании тем же самым, что и ошибка в декларации, — дополнительными вопросами от контролирующего органа и потерей времени на исправление недочётов.

Учитывать стоит и постепенный перевод воинского учёта в электронный формат: сведения о военнообязанных, в том числе совместителях, всё чаще сверяют в цифровом виде, а не только на бумаге, — поэтому точность данных в личных карточках приобретает особое значение.

Основной массив обязательной отчётности — в ФНС, СФР, Росстат — бухгалтер сейчас сдаёт через единый сервис наподобие Контур.Экстерна, где все сроки собраны в календаре бухгалтера, а форматы и контрольные соотношения проверяются автоматически перед отправкой. Воинский учёт в этот контур не входит, и именно поэтому за ним нужно следить отдельно — уделяя данным о совместителях не меньше внимания, чем обычной отчётности перед контролирующими органами.